Hasta Kayıt Programı Nedir? Muayenehanede Hasta Kaydı Nasıl Tutulur?

Kısa cevap: Hasta kayıt programı; muayenehane veya klinikte her hastanın kimlik ve iletişim bilgilerini, anamnezini, muayene bulgularını, tanılarını, tetkiklerini, reçetelerini, onamlarını ve randevularını tek bir hasta kartında tutan yazılımdır. İyi bir hasta kayıt programı yalnızca bilgi saklamaz; aynı kayıttan e-reçete yazmayı, Sağlık Bakanlığı'na MBYS veri gönderimini ve tahsilatı da mümkün kılar. Kağıt dosya ve Excel'den farkı, bilginin aranmadan bulunması ve güvenli şekilde saklanmasıdır.

Bu yazıda muayenehanede hasta kaydının nasıl tutulması gerektiğini, hasta kartında hangi bilgilerin bulunması gerektiğini ve mevcut kayıtları bir programa nasıl taşıyabileceğinizi anlatıyoruz.

Hasta kayıt programı ile hasta takip programı aynı şey mi?

Günlük kullanımda iki ifade çoğu zaman aynı anlamda kullanılır. Ayrım yapmak gerekirse hasta kayıt programı hastanın dosyasına, yani kimlik, anamnez, muayene ve reçete bilgilerine odaklanır. Hasta takip programı ise bu dosyanın üzerine randevu, hatırlatma ve kontrol takibini ekler. Bir muayenehanede ikisi birbirinden ayrı düşünülemez: kontrol randevusu verilen hastanın önceki muayenesi aynı ekranda görülmelidir. Self Klinik hasta kaydını, randevuyu, e-reçeteyi, finansı ve MBYS bildirimini tek platformda sunar.

Hasta kartında hangi bilgiler olmalı?

Bölüm	İçerik	Neden gerekli?
Kimlik ve iletişim	Ad soyad, T.C. kimlik veya pasaport numarası, telefon	Doğru hastayı bulmak, hatırlatma göndermek
Anamnez	Kronik hastalıklar, alerjiler, kullandığı ilaçlar, geçirdiği ameliyatlar	Güvenli tanı ve tedavi
Muayene kayıtları	Şikâyet, bulgular, ICD-10 tanı kodu, tedavi planı	Takip ve resmi veri gönderimi
Tetkik ve tahliller	İstenen tetkikler ve sonuçları	Zaman içinde karşılaştırma
Reçeteler	Yazılan e-reçeteler	Tekrar reçete ve ilaç geçmişi
Onam belgeleri	Bilgilendirilmiş onam formları	Hukuki güvence
Randevular ve ödemeler	Geçmiş ve gelecek randevular, tahsilatlar	Takip ve ön muhasebe

Self Klinik'te hasta kartı saniyeler içinde oluşturulur; geçmiş tedaviler, tahliller ve notlar tek ekranda incelenir, her hastanın medikal geçmişi ve muayene bulguları kronolojik olarak tutulur. Ayrıntılar için muayenehane programı sayfamıza bakabilirsiniz.

Muayene kaydı e-reçete ve MBYS ile nasıl bağlanır?

Hasta kayıt programının en büyük zaman kazancı, aynı bilgiyi birden fazla yere yazmamaktır. Self Klinik'te muayene kaydı girildiğinde MBYS veri paketi arka planda hazırlanır ve hekimin e-imza veya mobil imza onayıyla Sağlık Bakanlığı sistemine (USS) gönderilir. e-Reçete de aynı hasta kaydından yazılır ve e-reçete numarası hastaya SMS ile iletilir. Böylece muayene bilgisi bir kez girilir; reçete ve resmi bildirim için ayrı portallara geçmeniz gerekmez. MBYS'nin ne olduğunu ve kimler için zorunlu olduğunu MBYS nedir yazımızda anlattık.

Sekreter ve hekim hasta kaydında nasıl iş bölümü yapmalı?

Muayenehanede hasta kaydı tek kişinin işi değildir. Düzenli bir kayıt için görevleri ayırmak işe yarar:

• Sekreter: Yeni hasta kartını açar, kimlik ve iletişim bilgilerini girer, randevuyu verir, ödemeyi kaydeder.
• Hekim: Anamnezi, muayene bulgularını, tanıyı, tedavi planını ve reçeteyi yazar.
• İkisi birlikte: Onam formlarının işlemden önce gönderilip onaylandığını kontrol eder.

Bu iş bölümünün programda yetki olarak karşılık bulması önemlidir; sekreterin göreceği alanlar ile hekimin göreceği alanlar ayrılmalıdır. Self Klinik'te verilerinize yalnızca yetkilendirdiğiniz personel erişir.

Kağıt dosya ve Excel ile kayıt tutmanın riskleri nelerdir?

Pek çok muayenehane kağıt dosya ya da Excel tablosuyla başlar. Bu yöntemlerin riskleri hasta sayısı arttıkça belirginleşir:

• Kayıp ve hasar: Kağıt dosya kaybolabilir, yanlış yere kaldırılabilir veya su ve yangın gibi nedenlerle zarar görebilir.
• Arama süresi: Bir hastanın üç yıl önceki tahlil sonucunu bulmak dakikalar alır.
• Çift veri girişi: Muayene bilgisi dosyaya, sonra e-reçete ve MBYS için başka sistemlere tekrar yazılır.
• Yetkisiz erişim: Masada açık duran bir dosya veya herkesin açabildiği bir tablo, sağlık verisinin korunmasını zorlaştırır.
• Yedek yokluğu: Tek bir bilgisayardaki Excel dosyası, bilgisayar arızasında tüm kayıtların kaybı demektir.

İyi bir hasta kayıt programında hangi özellikler bulunmalı?

1. Hızlı kayıt: Yeni hasta kartı sekreteri bekletmeden açılabilmeli.
2. Tek ekranda geçmiş: Önceki muayeneler, tahliller ve notlar aynı ekranda görülebilmeli.
3. Resmi işlemler aynı kayıttan: e-reçete ve MBYS veri gönderimi ayrı bir portala girmeden yapılabilmeli. Self Klinik, Sağlık Bakanlığı USS/MBYS altyapısıyla ve e-reçete ile entegre çalışır.
4. Dijital onam: Onam formları hasta kartından gönderilebilmeli ve imzalı belge dosyada saklanmalı. Bunun için dijital onam programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
5. Yetkilendirme: Her personel yalnızca görmesi gereken bilgiye erişmeli.
6. Şifreleme ve yedek: Veriler şifreli saklanmalı ve düzenli yedeklenmeli. Self Klinik'te veriler KVKK uyumlu, şifreli bulut altyapısında tutulur ve günlük yedek alınır.
7. Her cihazdan erişim: Program kurulum gerektirmeden bilgisayar, tablet ve telefondan açılabilmeli; Self Klinik web, iOS ve Android'de çalışır.

Hasta kaydı tutarken KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?

Sağlık verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır ve daha sıkı korunur. Muayenehane açısından temel noktalar şunlardır:

• Hastayı kişisel verilerinin hangi amaçla işlendiği konusunda bilgilendirin (aydınlatma).
• Kayıtlara erişimi görev gereği ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın.
• Hasta bilgilerini kişisel telefon, mesajlaşma uygulaması veya kişisel e-posta üzerinden paylaşmayın.
• Hastanın kendi kayıtlarına erişim talebini karşılayabilecek bir düzen kurun; Hasta Hakları Yönetmeliği de hastanın sağlık kayıtlarına ilişkin haklarını düzenler.

Kayıtların ne kadar süre saklanacağı, aydınlatma metninin içeriği ve açık rıza gereken durumlar gibi konularda avukatınızdan destek almanızı öneririz. Konunun ayrıntısı için KVKK uyumlu muayenehane yönetim programı yazımıza bakabilirsiniz.

Mevcut hasta kayıtları yeni programa nasıl aktarılır?

1. Elinizdeki veriyi toplayın. Eski programdan veya Excel'den hasta listesini dışa aktarın.
2. Toplu içe aktarım yapın. Self Klinik, Excel veya başka bir yazılımdan toplu içe aktarımı destekler; destek ekibi süreci sizin için yönetir.
3. Aktif hastalara öncelik verin. Yakın zamanda randevusu olan hastaların anamnez ve son muayene bilgilerini kontrol edin.
4. Kağıt arşiv için plan yapın. Eski kağıt dosyaların programa aktarılacak mı, yoksa güvenli bir arşivde mi saklanacağına karar verin.
5. Bir hastayı baştan sona işleyin. Kayıt, muayene, reçete, onam ve tahsilatı aynı gün programda deneyin.

Geçiş sürecinin ayrıntıları eski klinik programından bulut sistemine geçiş rehberimizde yer alıyor. Randevu tarafını düzenlemek için randevu takip programı yazımıza da göz atabilirsiniz. Self Klinik'i kart bilgisi istenmeden ücretsiz deneyebilirsiniz.