Medikal Estetik Muayenehanesi İçin Hasta Takip Programı

Kısa cevap: Medikal estetik muayenehanesi için hasta takip programında beş şey olmalıdır: tekrar ve kontrol randevularını hatırlatan bir takvim, her uygulamanın kaydedildiği bir hasta dosyası, dijital onam, programın içinden e-reçete ve Sağlık Bakanlığı veri gönderimi (MBYS) ve sağlık verisini koruyan güvenli bir altyapı. Paket satışı, öncesi/sonrası fotoğraf arşivi ve dövizli teklif gibi ihtiyaçlar büyüdükçe daha kapsamlı bir estetik klinik programına geçmek gerekir.

Botoks, dolgu, mezoterapi veya lazer uygulayan bir hekim için hasta takibi, klasik muayenehane takibinden farklıdır. Bu yazıda farkın nerede olduğunu ve programı seçerken neye bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Medikal estetikte hasta takibi neden farklıdır?

Klasik bir muayenede hasta gelir, muayene olur, reçetesini alır ve çoğu zaman bir sonraki şikâyetine kadar gelmez. Medikal estetikte ise ilişki süreklidir:

• Toksin uygulamaları belirli aralıklarla tekrarlanır; hastanın zamanında hatırlatılması gelir ve memnuniyet açısından belirleyicidir.
• Dolgu ve benzeri uygulamalarda kontrol randevusu verilir; kontrolün atlanması komplikasyonun geç fark edilmesi demektir.
• Lazer ve cilt yenileme uygulamaları birkaç seansa yayılır.
• Her uygulama için hastanın bilgilendirilmiş onamı alınmalı ve saklanmalıdır.
• Uygulanan ürün, bölge ve miktar kayıt altında olmalıdır; bir sonraki uygulamada hekim neyi, nereye, ne kadar yaptığını görmek ister.

Bunları kağıt dosyada veya genel bir takvim uygulamasında tutmak mümkündür, ama hasta sayısı arttıkça hatırlatmalar unutulur ve geçmiş uygulamalar not yığınına dönüşür.

Estetik klinik programında olması gereken temel özellikler

Özellik	Muayenehanede ne işe yarar?
Randevu takvimi	Uygulama, kontrol ve tekrar randevuları tek takvimde; çakışma kontrolü
SMS / WhatsApp hatırlatma	Gelmeyen hasta sayısı azalır, tekrar uygulama zamanı kaçmaz
Hasta dosyası	Anamnez, alerji, uygulama geçmişi ve notlar tek kayıtta
Dijital onam	Onam formu hastanın telefonuna gider, kodla onaylanır, dosyada saklanır
e-Reçete	Reçete ayrı bir portala girmeden yazılır
MBYS	Muayene verileri Sağlık Bakanlığı sistemine programdan gönderilir
Tahsilat ve e-SMM	Ödeme, taksit ve serbest meslek makbuzu aynı ekranda
Mobil erişim	Klinik dışındayken randevu ve hasta kaydına ulaşma

Self Klinik bu özelliklerin tamamını tek bulut panelde sunar; ayrıntıları estetik klinik programı sayfamızda bulabilirsiniz.

Onam neden dijital olmalı?

Estetik uygulamalar, hastanın beklentisi ile sonucun karşılaştırıldığı işlerdir. Olası bir uyuşmazlıkta hekimin elindeki en önemli belge, hastanın uygulamadan önce bilgilendirildiğini gösteren onamdır. Kağıt onam formları kaybolabilir, yanlış dosyaya girebilir ya da hangi uygulama için alındığı belirsiz kalabilir.

Dijital onamda form hastanın doğrulanmış cep telefonuna gönderilir, hasta tek kullanımlık kodla onaylar ve belge hasta dosyasına bağlanır. Nasıl çalıştığını dijital onam programı sayfamızda anlattık.

Fotoğraf ve sağlık verisi nasıl korunmalı?

Hastaların yüz ve vücut fotoğrafları, KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılan sağlık verisinin parçasıdır. Fotoğrafların hekimin kişisel telefonunda, mesajlaşma uygulamalarında veya paylaşılan bulut klasörlerinde durması hem veri güvenliği hem de mesleki sorumluluk açısından risklidir. Muayenehane için temel kurallar şunlardır:

1. Hasta verileri şifreli bir sistemde ve düzenli yedekle saklanmalı.
2. Kayıtlara yalnızca yetkili kişiler erişebilmeli; sekreterin göreceği alanlar ile hekimin göreceği alanlar ayrılmalı.
3. Hastadan fotoğraf çekimi ve saklanması için ayrıca açık rıza alınmalı.
4. Fotoğraflar sosyal medyada kullanılacaksa bunun için ayrı ve açık bir onay bulunmalı.

Öncesi/sonrası fotoğrafları hastaya ve uygulamaya bağlı, karşılaştırmalı arşivleyen bir modüle ihtiyacınız varsa, bu özellik kardeş ürünümüz selfEstetik içinde yer alır.

Tek hekimli muayenehane mi, estetik klinik mi?

Program seçimi, kliniğin bugünkü ve iki yıl sonraki yapısına göre yapılmalıdır:

• Tek hekimli medikal estetik muayenehanesi: Randevu, hatırlatma, hasta dosyası, onam, e-reçete ve MBYS çoğu zaman yeterlidir. Self Klinik bu yapı için tasarlanmıştır.
• Birden fazla hekim, paket satışı ve cihaz/oda planlaması olan klinik: Seans hakkı ve paket bakiyesi takibi, cihaz bazlı randevu ve personel primi gerekir.
• Sağlık turizmi yapan estetik veya plastik cerrahi kliniği: Dövizli teklif ve fatura, telekonsültasyon, pasaportla bildirim ve öncesi/sonrası arşivi gerekir.

Son iki yapı için selfEstetik estetik klinik programı daha uygundur. Sağlık turizmi yapıyor ama küçük bir ekiple çalışıyorsanız sağlık turizmi hasta takip sistemi sayfamıza da göz atın.

Program değiştirirken nelere dikkat edilmeli?

1. Hasta listenizi dışa aktarın. Mevcut programınızdan veya Excel'den hasta listesini alın; Self Klinik toplu içe aktarımı destekler.
2. Deneme süresinde gerçek bir haftayı yaşatın. Randevuları girin, hatırlatmaların gidip gitmediğini görün.
3. Bir hastayı baştan sona işleyin. Kayıt, onam, uygulama notu, reçete ve tahsilat.
4. Telefondan girin. Klinik dışındayken ertesi günün listesine bakabildiğinizi kontrol edin.

Self Klinik'i 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kayıt sırasında kart bilgisi istenmez.