Sağlık Turizmi Yazılımı: Yabancı Hasta Takibi Nasıl Yapılır?

Kısa cevap: Sağlık turizmi yazılımı, yurt dışından gelen hastanın ilk iletişiminden tedavi sonrası kontrolüne kadar bütün adımları tek bir hasta dosyasında takip eden programdır. Temel olarak yabancı hasta kaydını (pasaport ve iletişim bilgileriyle), tedavi planını, randevu ve operasyon adımlarını, farklı ekiplerin aynı dosya üzerinde eş zamanlı çalışmasını ve Sağlık Bakanlığı'na yapılan bildirimleri yönetmelidir. Hasta verisi pek çok kişi arasında dolaştığı için şifreli ve yetkilendirmeli bir bulut altyapısı da şarttır.

Bu yazıda sağlık turizmi yapan muayenehane ve kliniklerin yabancı hasta sürecini nasıl düzenleyebileceğini ve yazılım seçerken nelere bakması gerektiğini anlatıyoruz.

Sağlık turizminde hasta takibi neden daha zordur?

Yerli bir hastada süreç çoğu zaman randevu, muayene ve kontrolden ibarettir. Yabancı hastada ise iş, hasta kliniğe gelmeden haftalar önce başlar ve döndükten sonra da sürer:

• Hasta gelmeden önce belgeler, fotoğraflar ve sorular uzun bir yazışma içinde gelir.
• Süreçte birden fazla kişi vardır: hasta koordinatörü, hekim, sekreter, gerekirse tercüman.
• Muayene, işlem ve kontrol birkaç güne sıkıştırılmış yoğun bir programdır.
• Hasta T.C. kimlik numarasıyla değil, pasaport bilgisiyle kaydedilir.
• Yabancı hastaya ilişkin verilerin Sağlık Bakanlığı'na bildirilmesi gerekir.
• Hasta ülkesine döndükten sonra kontrol ve şikâyet takibi uzaktan yürür.

Bu adımlar e-posta, mesajlaşma uygulamaları ve tablolar arasında dağıldığında bilgi kaybolur ve hangi hastanın hangi aşamada olduğu belirsizleşir.

Bir sağlık turizmi yazılımı hangi aşamaları kapsamalı?

Aşama	Yapılacak iş	Self Klinik'te karşılığı
1. İlk temas	Hastanın kimlik, iletişim ve ön bilgilerinin alınması	Yabancı hasta kaydı, pasaport ve iletişim bilgileriyle
2. Tedavi planı	Planlanan işlemlerin belirlenmesi	Hasta dosyasında tedavi planı
3. Geliş programı	Muayene, işlem ve kontrol günlerinin planlanması	Randevu ve operasyon adımları tek ekranda
4. Tedavi süreci	Ekipler arasında bilgi akışı	Çok kullanıcılı erişim; farklı lokasyonlardaki ekipler aynı dosyada eş zamanlı
5. Resmi bildirim	Yabancı hasta verilerinin Sağlık Bakanlığı'na iletilmesi	Veriler girilirken bildirim için hazırlanır; MBYS altyapısıyla uyumlu
6. Dönüş sonrası	Kontrol ve şikâyet takibi	Tedavi planı, randevular ve süreç geçmişi kronolojik olarak dosyada

Özelliklerin ayrıntısını sağlık turizmi hasta takip sistemi sayfamızda bulabilirsiniz.

Hasta koordinatörü ile hekim arasında bilgi akışı nasıl kurulmalı?

Sağlık turizminde bilgi kaybının en sık yaşandığı yer, hastayla yazışan koordinatör ile tedaviyi yapan hekim arasıdır. Koordinatörün mesajlaşma uygulamasında kalan bir alerji bilgisi veya hastanın paylaştığı eski bir tetkik sonucu hekime ulaşmadığında ciddi sorun yaratabilir. Bilgi akışını sağlam kurmak için:

• Hastadan gelen her tıbbi bilgiyi yazışmada bırakmadan hasta dosyasına işleyin.
• Tedavi planını hekim onayladıktan sonra dosyada güncel tutun; hastaya iletilen plan ile dosyadaki plan aynı olmalıdır.
• Hastanın geliş tarihi, randevuları ve işlem günü takvimde görünür olsun; koordinatör ve hekim aynı programa bakmalıdır.
• Ekip değiştiğinde veya vardiya devrinde bilgi kişilerin hafızasında değil, dosyada kalmalıdır.

Self Klinik'te farklı lokasyonlardaki ekipler aynı hasta dosyası üzerinde eş zamanlı çalışır; koordinatör ile hekim aynı bilgiye bakar.

Yabancı hasta bildirimi nasıl yapılır?

Muayenehanelerin muayene verilerini Sağlık Bakanlığı sistemine aktarması MBYS (Muayenehane Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden yapılır ve Self Klinik bu altyapıyla uyumlu çalışır. Yabancı hastalar için de Self Klinik'te hasta ve tedavi bilgilerini girerken sistem, Sağlık Bakanlığı'nın istediği yabancı hasta verilerini hazırlar ve gönderimi programın içinden yapmanızı sağlar. Böylece aynı bilgiyi ikinci bir sisteme yeniden yazmanız gerekmez. Ayrıntılar için yabancı hasta takip ve bildirim sayfamıza, MBYS'nin genel işleyişi için MBYS nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Sağlık turizmi faaliyeti, Sağlık Bakanlığı'nın Uluslararası Sağlık Turizmi ve Turistin Sağlığı Hakkında Yönetmelik ile düzenlenir. Kuruluşunuzun türüne göre yetki belgesi ve bildirim yükümlülükleri farklılaşabileceği ve mevzuat zaman zaman güncellendiği için güncel şartları Sağlık Bakanlığı'ndan veya avukatınızdan teyit etmenizi öneririz.

Yabancı hastanın verisi nasıl korunmalı?

Hastanın yabancı uyruklu olması, verisinin Türkiye'de işlenirken 6698 sayılı KVKK kapsamında korunması gerektiği gerçeğini değiştirmez; sağlık verisi bu kanunda özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Sağlık turizminde en sık görülen riskler şunlardır:

• Pasaport görüntülerinin ve tıbbi belgelerin mesajlaşma gruplarında dolaşması.
• Hasta dosyalarının kişisel e-posta hesaplarında veya paylaşılan klasörlerde tutulması.
• Ekipten ayrılan bir çalışanın erişiminin kapatılmaması.
• Hasta bilgilerinin yurt dışındaki aracı firmalarla paylaşılması.

Self Klinik'te hasta verileri KVKK uyumlu, şifreli bulut altyapısında saklanır ve yalnızca yetkilendirdiğiniz personel erişebilir. Verinin yurt dışındaki bir aracıya veya kuruma aktarılması ise KVKK'nın yurt dışına aktarım kurallarına tabi olabilir; bu konuda mutlaka avukatınızın görüşünü alın.

Hasta döndükten sonra takip nasıl yürütülür?

Yabancı hasta ülkesine döndükten sonra süreç bitmez. Kontrol zamanları, hastanın ilettiği şikâyetler ve gerekirse yeniden planlanan işlemler takip edilmelidir. Bu dönemde en çok işe yarayan alışkanlıklar şunlardır:

1. Hasta ayrılmadan önce kontrol zamanlarını ve iletişim kanalını hastayla netleştirin.
2. Hastadan gelen her geri bildirimi tarihiyle birlikte hasta dosyasına işleyin.
3. Hastanın yeniden gelmesi gerekiyorsa randevuyu aynı dosya üzerinden planlayın.

Tedavi planı, randevular ve süreç geçmişi aynı dosyada kronolojik olarak durduğunda, aylar sonra yazan bir hastanın hangi işlemi ne zaman yaptırdığını aramadan görürsünüz.

Hangi klinik hangi yazılımla çalışmalı?

Sağlık turizmi yapan her kuruluşun ihtiyacı aynı değildir:

• Yabancı hasta da kabul eden muayenehane veya küçük klinik: Yabancı hasta kaydı, tedavi planı, randevu, ekip erişimi ve resmi bildirim çoğu zaman yeterlidir. Self Klinik bu yapı için uygundur.
• Sağlık turizmi yapan estetik veya plastik cerrahi kliniği: Dövizli teklif ve fatura, telekonsültasyon ve öncesi/sonrası fotoğraf arşivi gerekiyorsa kardeş ürünümüz selfEstetik daha uygundur. Konuyu medikal estetik muayenehanesi için hasta takip programı yazımızda da ele aldık.
• Çok üniteli, sağlık turizmi yapan diş kliniği: Kapsamlı modüller için kardeş ürünümüz selfDent değerlendirilebilir.

Sağlık turizmi süreci yazılıma nasıl taşınır?

1. Süreci yazıya dökün. İlk temastan dönüş sonrası kontrole kadar her adımı ve sorumlusunu belirleyin.
2. Rolleri ve yetkileri tanımlayın. Hasta koordinatörü, hekim ve sekreterin hangi bilgilere erişeceğini baştan ayarlayın.
3. Mevcut kayıtları aktarın. Self Klinik, Excel veya başka bir yazılımdan toplu içe aktarımı destekler.
4. Bir hastayı baştan sona işleyin. Kayıt, tedavi planı, randevular ve bildirim adımlarını tek bir hasta üzerinde deneyin.
5. Mobil erişimi kontrol edin. Hasta transferi veya klinik dışı görüşmeler sırasında dosyaya telefondan ulaşabildiğinizi görün; Self Klinik web, iOS ve Android'de çalışır.

Self Klinik'i kart bilgisi istenmeden ücretsiz deneyebilir veya kurulum için bize ulaşabilirsiniz.